POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

JAIME TORRES C. Y CÍA S.A, en su interés por hacer explícitas sus políticas en materia de protección de datos personales y actualizarlas de conformidad con las exigencias de la Ley Estatutaria 1581 del 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así como de aquellas normas que la reglamenten o modifiquen, establece las siguientes políticas de tratamiento de la información, de acuerdo a los términos establecidos en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013

1. RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Razón social: Jaime Torres C. y Cía S.A

Domicilio: Bogotá D.C.

Dirección: Carrera 26 No. 61 C–07, Bogotá, D.C.

Correo electrónico: habeasdata@jaimetorres.net

Teléfono: 4877853

Fax: 2354107

2. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los Datos Personales de los Grupos de Interés que se mencionan a continuación serán recolectados, almacenados, usados, puestos en circulación o suprimidos, para las finalidades que hayan sido autorizadas previamente por el Titular, y aquellas que se señalan a continuación. Asimismo, los encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de ley o contrato, realizarán el tratamiento de los datos con las siguientes finalidades:

Organizacional.

Procesos al interior de la Organización con fines de:

Seguridad.

  • Video vigilancia.

  • Seguridad y control de acceso a edificios.

Clientes Bancarios.

  • Procesamiento de información de las declaraciones de impuestos nacionales y tributos aduaneros, departamentales, distritales y municipales.

  • Elaboración de informes o reportes producto del procesamiento de la información de las declaraciones de impuestos nacionales, distritales y tributos aduaneros que deben presentarse ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

  • Realizar el procesamiento de la información de los contribuyentes, entregados por nuestros clientes bancarios para ser entregados a estos y a las Entidades reguladores respectivas.

  • Procesamiento de información y elaboración de informes y reportes que exija el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la Secretaria de Hacienda Distrital, la Dirección de Impuestos de Bogotá, los Departamentos y/o Municipios.

Aportantes y/o Usuarios Planilla Integral de Aportes de Seguridad Social.

  • Procesamiento de información para la declaración y pago de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes de seguridad social (PILA), de acuerdo a las disposiciones establecidas en el Decreto 1465 del 2005, y demás normas que la modifiquen, aclaren, deroguen y/o complementen.

  • Suministrar al Aportante el acceso a la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, por vía electrónica.

  • Permitir al Aportante el ingreso de los conceptos detallados de pagos, así como su modificación o ajuste previo a su envío o su corrección posterior.

  • Generar los archivos de salida, los reportes e informes que se requieran para los actores del Sistema o para las autoridades.

  • Almacenar durante un período de tiempo no inferior a tres (3) meses, el registro de identificación de Aportantes y la información histórica de la Planilla.

  • Mantener la conexión con la(las) Institución(es) Financiera(s) y/o los Sistemas de Pago, que permitan a l Aportante efectuar el débito a su cuenta y a las Administradoras recibir los créditos correspondientes.

  • Suministrar a quien corresponda, oportunamente, la información necesaria para efectuar la distribución de los pagos.

  • Realizar los procesos de conciliación y contingencias del proceso de intercambio de información.

  • Servir de intermediario entre el Aportante y las Administradoras, para la realización de las transacciones de débito y de crédito en las cuentas respectivas.

  • Comunicar la información de las transacciones financieras a los Aportantes y a las Administradoras y a las autoridades pertinentes.

  • Elaborar estudios de fidelización, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio relacionado con el procesamiento de información para el pago de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA.

  • Cumplir los contratos de servicios celebrados con clientes, incluyendo pero sin limitarse a la utilización de los Datos Personales para procesamiento de la información relacionada con el pago de la Planilla Integrada de Liquidación y pago de Aportes - PILA-.

Usuarios Contact Center - Recuperación de Cartera.

  • Gestión telefónica de cobro de cartera originada por el no pago de cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social de Salud (SGSSS) y campañas especiales.

  • Gestión de campañas a través del envío de mensajes de texto.

  • Envío masivo de correos electrónicos para recordación de pago.

Proveedores.

  • Cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo el análisis de referencias comerciales, el análisis de historia comercial y cartas de referencia.

  • Cumplir con los procesos internos de la Organización en materia de administración de proveedores y contratistas.

  • Generar cotizaciones para solicitudes internas.

  • Cumplir con las obligaciones corporativas y contables de la Organización, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Usuarios Corretaje.

  • Asesorar, promocionar y comercializar bienes y servicios ofrecidos por las entidades que componen el Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF) y a los asegurados en aquellos aspectos para los cuales exista autorización legal o reglamentaria en dicho campo, incluida su afiliación o traslado a las diversas instituciones de seguridad social en los campos de salud, pensiones, riesgos laborales, cesantías y parafiscales

Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, archivo, protección y custodia de información y Bases de Datos de la Organización con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Organización.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES

JAIME TORRES C Y CIA S.A. garantiza que los Titulares de datos personales podrán ejercer los derechos establecidos en la ley y hacer efectivo el cumplimiento de los procedimientos establecidos en estas Políticas, para lo que requerirán presentar su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con la ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JAIME TORRES C Y CIA S.A. o los Encargados de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a JAIME TORRES C Y CIA S.A., salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.

  • Ser informado por JAIME TORRES C Y CIA S.A o al Encargado de los datos personales, respecto del uso que le ha (n) dado a los mismos.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, si considera que JAIME TORRES C Y CIA S.A. en cualquier forma, ha desconocido el derecho a la protección y adecuado tratamiento de sus datos personales, en los términos y condiciones previstos en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

  • Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando no exista una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en las bases de datos de JAIME TORRES C Y CIA S.A. o cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá únicamente cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

  • Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

  • Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.

4. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

JAIME TORRES C Y CIA S.A cuenta con el área de Defensoria al Cliente encargada de la atención de las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares, quienes pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar su autorización, aplicando el procedimiento que se señala a continuación.

5. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.

5.1. Consultas o Peticiones

5.2. Reclamos

6. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN REVOCAR SU AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO.

6.1. De acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los Titulares pueden en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo en los términos establecidos en el numeral 5.2. de este documento.

6.2. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013.

6.3. Para garantizar el derecho que tienen los Titulares de revocar la autorización de tratamiento de datos (artículo 6 del Decreto 1377 de 2013) o solicitar la supresión de los mismos, JAIME TORRES C Y CIA S.A. ha dispuesto mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud, tal como se señala en el numeral 5 de este escrito.

6.4. Si vencidos los términos señalados en cada caso (numerales 5.1. y 5.2. de estas políticas) JAIME TORRES C Y CIA S.A. no ha eliminado los datos personales del Titular reclamante, estando obligado a ello y con excepción de lo mencionado en el numeral 6.2. de este escrito y de los casos señalados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, el Titular puede solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

7. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE ESTAS POLÍTICAS Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Esta Política empezará a regir a partir del 12 de agosto de 2016. Los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos o puestos en circulación, permanecerán en nuestra base de datos, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en estas políticas, para las cuales fueron recolectados.

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la presente política de tratamiento de información, éstos serán comunicados a los titulares al momento de la implementación de la nueva política, y conforme lo establezca la Superintendencia de Industria y Comercio.